Apparaatskosten

In dit hoofdstuk Apparaatskosten wordt gerapporteerd over de voortgang en ontwikkeling van  capaciteit(skosten). Daarnaast wordt een toelichting gegeven op diverse personele kengetallen.
Verder wordt gerapporteerd over ontwikkelingen binnen wet- en regelgeving die van invloed zijn op personeel en arbeid.

In de begrotingscyclus wordt gerapporteerd over de bedrijfsvoering van de gemeente Zaanstad. De kapstok hiervoor zijn de speerpunten die zijn vertaald uit het coalitieakkoord, te weten de opgave centraal, werken en leren, de toekomstbestendige stad en de betrouwbare overheid. Daarnaast wordt gerapporteerd op de inzet van mens en middelen. Vanwege de aard van de Narap (een afwijkingsrapportage) is de uitwerking van dit hoofdstuk beknopt.

Indicatoren paragraaf Bedrijfsvoering

SROI
Het aantal aanbestedingen waarin SROI afspraken worden gemaakt valt vermoedelijk lager uit dan als doel is gesteld. Zoals aangegeven is het nodig dat het beleid op SROI wordt doorontwikkeld en breder toepasbaar wordt gemaakt voor de markt. Hiervoor is inmiddels een project gestart. Per inkoopcategorie wordt in kaart gebracht wat de kansen op SROI zijn en vanuit welk kader het instrument SROI het beste kan worden ingezet.

Ontwikkeling capaciteit

*)    Salariskosten is exclusief B&W en Raad en inclusief salariskosten van boventalligen. De salariskosten van boventalligen
      zijn niet begroot. Voor deze salariskosten  is een voorziening gevormd. De salariskosten én de ontvangen baten door
      detacheringen van boventalligen worden verrekend met deze voorziening.

Bij de Burap is alleen een prognose afgegeven over het capaciteitsbudget en externe inhuur en geen daadwerkelijke begrotingswijziging doorgevoerd. In de tabellen wordt vergeleken met de met de begrotingsstand en niet met bij de Burap afgegeven prognose. Vandaar de op het oog grote verschillen.

Capaciteitsdruk voor stedelijke en maatschappelijke opgaven op de organisatie
De snelle overgang van laagconjunctuur naar hoogconjunctuur, gevoegd bij de positie van Zaanstad in de MRA maakt dat Zaanstad een sterk verhoogde vraag op stedelijke ontwikkeling te verwerken heeft. De stedelijke en daarmee maatschappelijke schaalvergroting zijn hun schaduw vooruit en vraagt extra capaciteit op meerdere gebieden. Dit geldt ook voor de (door)ontwikkeling op maatschappelijk vlak door veranderende wetgeving en het herijken van onze werkwijzen. Op meerdere gebieden is specifieke kennis en kunde per direct vereist.

Op dit moment is de organisatie en dan zeker het stedelijk domein nog steeds ingericht op krimp (laagconjunctuur). Het economisch klimaat verandert in snel tempo en daarmee veranderen ook de vraag en ambities van de stad. De inrichting van organisatie zal zich moeten ontwikkelen om ervoor te zorgen dat de ambities van de stad kunnen worden waargemaakt.  Voor de korte termijn brengt inhuur soelaas. Voor de langere termijn ligt er de opgave om vitale kennis en kunde te borgen in de eigen organisatie. Deze beweging wordt nu versneld ingezet. De beweging van een krimp- naar een groeiscenario brengt behoefte aan menskracht met zich mee. De versnelde personeelsbehoefte vanuit de huidige opgaven wordt ingevuld door inhuur als tussenstation naar interne vervulling. Dit betekent dat er ook een zwaarder beroep op bedrijfsvoering wordt gedaan.  Zo blijven werkprocessen gecontinueerd en de werkdruk beheersbaar

Financiële ontwikkelingen op capaciteit
De salarisbegroting is bij Narap geprognosticeerd op € 80,3 mln. Conform verzoek van de raad en het college is bij de Narap zo goed mogelijk ingeschat  wat wordt ingehuurd. Daar is de begroting bij de Narap op aangepast. Ten opzichte van de Burap 2017 gaat het om een bedrag van € 6,6 mln dat is overgeheveld naar inhuurbudgetten binnen het capaciteitsbudget. In de salarisbegroting zijn de salarisafspraken van de vastgestelde Cao meegenomen. De salarisbegroting is toereikend om de financiële gevolgen van deze nieuwe Cao  (ca. € 0,375 mln.) op te vangen. In totaal wordt er ten behoeve van het capaciteitsbudget voor €1,155 mln. een beroep gedaan op de Algemene Middelen. Dit wordt hieronder toegelicht.

Naast inhuur  op verzuim door ziekte en zwangerschap is er sprake van moeilijk vervulbare vacatures op het gebied van ICT en Financiën. Het gaat hier met name over inhuur data analisten, specialisten op applicatie gebied en projectmanagers. Het totaal van de effecten genereert per saldo een nadeel van €  0,69 mln., bestaande uit € 0,9 mln. lasten en € 0,215 mln. aan baten uit detacheringen.  O.a. incidentele voordelen op materiële budgetten zorgen ervoor dat per saldo het nadeel op capaciteit uitkomt op een bedrag van € 0,369 mln voor het domein Bedrijfsvoering.

Binnen het stedelijk domein doen zich diverse voor- en nadelen voor binnen het totale capaciteitsbudget van het domein. Per saldo leidt dit tot een nadeel van € 0,783 mln. Moeilijk vervulbare vacatures in de huidige arbeidsmarkt op het gebied van bijvoorbeeld kennisspecialisten op gebied van wegen en verkeer,  groen of riool zorgen voor extra inhuur. Dit leidt tot hogere kosten en daarmee een overschrijding (€ 0,3 mln). Tot slot worden bij het ingenieursbureau iets minder uren dan begroot ten laste gebracht van de projecten, waardoor een tekort ontstaat in de dekking van personele lasten (€ 0,1 mln).

Door de sociale wijkteams wordt gebruik gemaakt van de inzet van gemeentepersoneel. Als gevolg van uitstroom, langdurig verzuim en verschuiving van taken kan Zaanstad minder personeel leveren dan de afgesproken inzet. Om de capaciteit op peil te houden zijn de wijkteams hiervoor gecompenseerd (€ 0,696 mln). Deze compensatie is verantwoord binnen programma 1 . Aangezien er hogere uitvoeringskosten zijn als gevolg van een stijging in het aantal aanvragen, het implementeren van nieuw beleid (o.a. nieuwe inkoop jeugd, uitvoering mantelzorgcompliment en minimaregelingen (collectieve ziektekostenverzekering) en onverwachte langdurige uitval is er extra ingehuurd. Een gedeelte van de kosten van de sociale wijkteams kan binnen het capaciteitsbudget
(€ -0,133 mln.) worden opgevangen.

Stijging van de extra kosten binnen het capaciteitsbudget  wordt al voor een gedeelte opgevangen door extra dekking uit investeringen en grondexploitaties (-€ 622.000) en uit externe detacheringen (-€ 225.000).

Daarnaast wordt ingehuurd op grond van flexibele schil, zowel vanuit beleid als vanuit behoefte aan extra capaciteit. Zoals in de Burap 2017 al is toegelicht, wordt op grond van toekomstige bezuinigingsopgaven die nog in de begroting staan waar nodig de flexibele schil door tijdelijke contracten en inhuur zoveel mogelijk gehandhaafd en waar mogelijk verder opgebouwd. Op deze manier is de organisatie ook op de lange termijn voldoende flexibel is om specifieke krimp op te vangen.

De geprognosticeerde externe inhuur voor 2017 (€ 19,2 mln.) komt procentueel gezien iets hoger uit dan rekening 2016 (18,5%). Naast de behoefte aan externe inhuur binnen het capaciteitsbudget is ook de vraag naar externe expertise gestegen om bijvoorbeeld taken en werkzaamheden uit te voeren rond  de instroom van vluchtelingen (€  0,693  mln.), pilots en participatieprojecten rondom werk als banencentrum, arbeidsgehandicapten (€ 0,602 mln.).  Dekking voor inhuur op van externe expertise wordt gevonden binnen de programmabudgetten.

Formatieontwikkeling
Er zijn enkele mutaties zichtbaar binnen de formatie ten opzichte van de Burap 2017. Deze mutaties leiden tot een lichte daling van 2 fte op het aantal toegestane formatieplaatsen. De formatieruimte wordt in belangrijke mate gebruikt voor dekking van externe inhuur bij vacatures en ziekte, de flexibele schil en het opvangen van alle kosten die vallen onder het capaciteitsbudget.

Ten opzichte van de Burap 2017 is de bezetting in formatie gestegen met 10 fte. Het aantal medewerkers is gestegen en ook zijn medewerkers iets meer uren gaan werken.
Tot en met september 2017 zijn 128 personen ingestroomd tegen opzicht van 67 medewerkers in dezelfde periode vorig jaar.  Het instroompercentage komt daarmee op 10,6%.

Boventalligheid
Ten tijde van de Najaarsrapportage hebben nog twee medewerkers de status boventalligheid. Inspanningen van de boventallige medewerker en begeleiding bij het van werk-naar-werk-traject hebben ertoe geleid dat zij beiden tijdelijke werkzaamheden kunnen uitvoeren. Mede door deze werkervaring wordt één boventallige medewerker eind 2017  geplaatst op een functie.
Salariskosten van de boventallige medewerkers worden betaald uit de voorziening Reorganisatie. Vooralsnog is de voorziening toereikend voor de huidige situatie. Bij de jaarrekening wordt de voorziening geactualiseerd.

Ontwikkeling op het gebied van personeel en arbeid

Individueel Keuzebudget (IKB)
In januari 2017 is gestart met het Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB biedt medewerkers ruimte om maandelijks zelf een keuze te maken waaraan het IKB wordt besteed, zoals laten uitbetalen, het aan- of verkopen van verlofuren, het aankopen van functiegerichte opleidingen of een fiets. Tot nu toe hebben medewerkers voornamelijk gekozen om hun IKB-budget te laten uitbetalen, in te zetten voor de aankoop van een fiets of verlofuren.  

Cao gemeenten 1 mei 2017 – 1 januari 2019
VNG en de vakbonden hebben de Cao Gemeenten 1 mei 2017 – 1 januari 2019 bekrachtigd. Hiermee is de Cao definitief. De uitwerking van de Cao bevat op dit moment afspraken over de salarisbedragen, aanstellingen op grond van de banenafspraak, de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en een zwaarwegend advies bij de uitvoering van het van-werk-naar-werk-contract. Een overzicht van de uitwerking van de andere afspraken in het akkoord wordt in november 2017 gepubliceerd.

Wijziging salarisbedragen

• Per 1 augustus 2017 stijgen de salarissen met 1,0%. Medewerkers krijgen met terugwerkende kracht een nabetaling over de maanden augustus tot en met oktober 2017. Deze nabetaling vindt plaats bij de salarisbetaling in november 2017.
• Per 1 december 2017 stijgt het Individueel Keuzebudget met 0,5 procentpunt.
• Voor 2018 is afgesproken dat salarissen per 1 januari stijgen met 1,5%.
• Per 1 juli 2018 stijgt het  Individueel Keuzebudget met 0,25 procentpunt.

Werkkostenregeling
De vrije ruimte binnen de werkkostenregeling is maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom en mag worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen ten behoeve van de werknemers. Het in mei 2017 uitgekeerde vakantiegeld over de periode juni tot en met december 2016 zorgt eenmalig voor een hogere brutoloonsom. Hierdoor valt de vrije ruimte hoger uit. De vrije ruimte voor 2017 is ca. € 750.000. Ten tijde van de Najaarsrapportage is de verwachting dat Zaanstad voor 2017 binnen de vrije ruimte blijft.

WW-budget
Het aantal ex-werknemers dat een beroep doet op WW en de duur van de WW-uitkeringen is dalend.
Deze trend zorgt ervoor dat ook WW-gerelateerde kosten als pensioenpremies of bovenwettelijke WW-uitkeringen een daling laten zien. Bij de Burap 2017 is het WW-budget verlaagd naar € 450.000. Op basis van de bij de Najaarsrapportage bekende gegevens is het WW-budget dit jaar toereikend.